Quy định về việc xác định địa chỉ trụ sở chính của công ty, doanh nghiệp

Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp được pháp luật quy định ra sao? Doanh nghiệp có thể sử dụng căn hộ chung cư hoặc nhà ở riêng để đăng ký trụ sở chính không? Tất cả những thắc mắc liên quan đến việc lựa chọn và xác định địa điểm đặt trụ sở sẽ được Informly phân tích và làm rõ trong bài viết dưới đây.

Căn cứ pháp lý

• Luật Nhà ở năm 2014;
• Luật Doanh nghiệp năm 2020.
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
• Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt phạm vi hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.

Trụ sở chính là gì?

Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm đặt tại lãnh thổ Việt Nam, được sử dụng làm nơi liên hệ chính thức giữa doanh nghiệp với các cơ quan chức năng và đối tác. Địa chỉ trụ sở được xác định rõ ràng theo ranh giới hành chính, đồng thời có thể kèm theo các phương tiện liên lạc như điện thoại, fax, hoặc email (nếu có).

Một số đặc điểm nổi bật của trụ sở chính:

• Là thông tin bắt buộc phải được ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do cơ quan có thẩm quyền cấp.
• Địa chỉ trụ sở cần cụ thể, rõ ràng và đúng theo quy định về địa giới hành chính.
• Không được phép đặt trụ sở tại căn hộ chung cư hoặc nhà ở tập thể vốn không có chức năng thương mại.
• Trụ sở chính không nhất thiết phải là nơi diễn ra hoạt động sản xuất, kinh doanh – doanh nghiệp có thể vận hành ở nơi khác, miễn là trụ sở được đăng ký hợp pháp và dùng để thực hiện các thủ tục pháp lý, liên hệ hành chính.

Quy định về việc xác định địa chỉ trụ sở chính của công ty, doanh nghiệp

Trụ sở chính là yếu tố quan trọng trong việc thành lập và vận hành một doanh nghiệp tại Việt Nam. Dựa trên thông tin bạn cung cấp, dưới đây là nội dung được viết lại một cách mới mẻ, rõ ràng và đầy đủ về các yêu cầu liên quan đến trụ sở chính.

1. Yêu cầu về địa chỉ trụ sở chính

Trụ sở chính của doanh nghiệp phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam và được xác định bằng một địa chỉ cụ thể, chính xác, bao gồm các thành phần: số nhà, tên đường, tên xã/phường/thị trấn, huyện/quận/thị xã/thành phố thuộc tỉnh, và tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương. Tùy thuộc vào từng trường hợp, cách ghi địa chỉ có thể khác nhau:

• Trường hợp địa chỉ cụ thể: Ví dụ, “1396 Lê Đức Thọ, phường 13, quận Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh”.
• Trường hợp đặt tại tòa nhà văn phòng: Ví dụ, “Tầng 10, Tòa nhà Keangnam Landmark Tower – E6 Phạm Hùng, Cầu Giấy”.
• Trường hợp chưa có số nhà hoặc tên đường rõ ràng: Doanh nghiệp cần xin giấy xác nhận từ cơ quan địa phương để chứng minh địa điểm đặt trụ sở, ví dụ “Thôn Láng Me, Xã Bắc Sơn, Huyện Thuận Bắc, tỉnh Ninh Thuận”.

2. Chứng minh quyền sử dụng địa chỉ trụ sở chính

Doanh nghiệp cần chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ đăng ký làm trụ sở chính, tùy theo tình huống cụ thể:

• Nhà riêng hoặc tự xây dựng: Cần cung cấp sổ đỏ, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà, hoặc các giấy tờ như hợp đồng thuê đất từ công ty hạ tầng, quyết định giao đất/cho thuê đất của cơ quan nhà nước.
• Thuê địa điểm: Phải có hợp đồng thuê nhà/đất với bên cho thuê sở hữu hợp pháp. Nếu là đất thổ cư, bên cho thuê phải có quyền sở hữu; nếu là đất dự án/nhà xưởng, địa điểm phải có chức năng cho thuê lại theo quy định.

3. Hạn chế đặt trụ sở tại chung cư hoặc nhà tập thể

Doanh nghiệp không được phép đăng ký trụ sở chính tại chung cư hoặc nhà tập thể chỉ có mục đích để ở, nhằm đảm bảo an ninh, phòng cháy chữa cháy và quyền lợi của cư dân. Tuy nhiên, các không gian có chức năng kinh doanh như shophouse, officetel vẫn được chấp nhận, với điều kiện cung cấp giấy tờ chứng minh, chẳng hạn:

• Quyết định phê duyệt dự án từ cơ quan có thẩm quyền, xác nhận địa chỉ thuộc khu vực kinh doanh/thương mại.
• Giấy xác nhận từ chủ đầu tư hoặc ban quản trị chung cư rằng địa chỉ không phải là căn hộ để ở.
• Hợp đồng thuê/ chuyển nhượng có xác nhận của UBND xã/phường/thị trấn về tính phù hợp của địa điểm.

4. Quy định về biển hiệu tại trụ sở chính

Sau khi được cấp giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp phải treo biển hiệu tại trụ sở chính theo quy định tại Khoản 4 Điều 37 Luật Doanh nghiệp và Điều 34 Luật Quảng cáo. Biển hiệu cần bao gồm:

• Tên cơ quan chủ quản (nếu có).
• Tên doanh nghiệp (theo Giấy chứng nhận đăng ký).
• Mã số thuế, địa chỉ và số điện thoại (nếu có).

Quy định về kích thước biển hiệu:

• Biển ngang: Chiều cao tối đa 2m, chiều dài không vượt quá mặt tiền nhà.
• Biển dọc: Chiều ngang tối đa 1m, chiều cao tối đa 4m nhưng không vượt quá chiều cao tầng nhà.

Biển hiệu không được che chắn lối thoát hiểm, lấn chiếm vỉa hè, lòng đường hoặc gây ảnh hưởng đến giao thông. Nếu không treo biển hiệu, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 30.000.000 đến 50.000.000 đồng theo Điểm c Khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, thậm chí bị khóa mã số thuế.

5. Phù hợp với ngành nghề kinh doanh đặc thù

Địa chỉ trụ sở chính cần đáp ứng các yêu cầu riêng tùy theo ngành nghề kinh doanh:

• Ngành sản xuất, chế biến, nuôi trồng: Nếu thực hiện sản xuất tại trụ sở, địa điểm cần ở khu vực xa dân cư hoặc ngoại ô. Nếu đặt tại trung tâm thành phố, chỉ được phép buôn bán, trưng bày sản phẩm.
• Dịch vụ karaoke: Phòng hát phải có diện tích từ 20m² trở lên (không tính công trình phụ), cách trường học, bệnh viện, cơ quan công cộng ít nhất 200m, đồng thời đáp ứng các tiêu chuẩn về cách âm, phòng cháy chữa cháy, an ninh và cửa kính trong suốt để quan sát từ bên ngoài.
• Dịch vụ khách sạn: Yêu cầu có quầy lễ tân, phòng vệ sinh chung, bãi đỗ xe, tối thiểu 10 phòng ngủ với đầy đủ tiện nghi. Đối với khách sạn nghỉ dưỡng hoặc khách sạn nổi, cần bổ sung bếp, phòng ăn và dịch vụ ăn uống.

Mức xử phạt khi đăng ký sai địa chỉ trên giấy phép kinh doanh

• Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.
• Luật Doanh nghiệp 2020.

• Doanh nghiệp buộc phải cập nhật lại thông tin địa chỉ trụ sở đúng với thực tế.
• Nếu cơ quan chức năng phát hiện doanh nghiệp không tồn tại tại địa chỉ đã đăng ký, có thể thu hồi giấy phép theo Điều 212, Luật Doanh nghiệp 2020.

Một số câu hỏi về việc đặt trụ sở