Hóa đơn điện tử hiện đang dần trở thành xu hướng phổ biến, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Tuy vậy, nhiều doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn về việc áp dụng loại hình hóa đơn này: liệu có bắt buộc không, cách sử dụng ra sao, và những lợi ích mà nó mang lại so với hóa đơn giấy. Bài viết dưới đây Informly sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc này một cách chi tiết.
Việc triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh được quy định bởi một loạt các văn bản pháp lý quan trọng nhằm đảm bảo tính pháp lý, minh bạch và hiệu quả trong việc quản lý hóa đơn. Dưới đây là các căn cứ pháp lý cụ thể:
Nghị định 119/2018/NĐ-CP
- Ngày ban hành và hiệu lực: Nghị định này được Chính phủ ban hành và chính thức có hiệu lực từ ngày 01/11/2018.
- Nội dung chính:
Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về việc sử dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Đây là bước tiến quan trọng nhằm hiện đại hóa quản lý hành chính, giảm thiểu thủ tục giấy tờ và tăng cường minh bạch trong các giao dịch thương mại. - Mục tiêu:
- Thúc đẩy việc sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý thuế.
- Giảm thiểu rủi ro liên quan đến hóa đơn giả mạo.
- Nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý doanh thu và thuế.
Thông tư số 39/2014/TT-BTC
- Ngày ban hành: Thông tư này được Bộ Tài chính ban hành nhằm hướng dẫn thực hiện các quy định về hóa đơn.
- Phạm vi điều chỉnh: Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định chi tiết về việc lập, phát hành và sử dụng hóa đơn trong hoạt động kinh doanh. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng giúp các doanh nghiệp hiểu rõ và tuân thủ đúng quy trình khi sử dụng hóa đơn, bao gồm cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử.
- Điểm đáng chú ý:
- Quy định cụ thể về các loại hóa đơn được phép sử dụng.
- Hướng dẫn về việc đăng ký và thông báo phát hành hóa đơn.
- Các trường hợp xử lý hóa đơn bị hỏng, mất hoặc sai sót.
Nghị định 49/2016/NĐ-CP
- Ngày ban hành: Đây là văn bản sửa đổi, bổ sung một số quy định trong quản lý hành chính về hóa đơn, giá, phí và lệ phí.
- Phạm vi áp dụng: Nghị định 49/2016/NĐ-CP tập trung vào việc sửa đổi các quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý hóa đơn. Điều này nhằm đảm bảo việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật, đồng thời tăng cường tính răn đe đối với các hành vi vi phạm.
- Các quy định quan trọng:
- Bổ sung mức xử phạt đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp lệ.
- Siết chặt các quy định liên quan đến việc phát hành và quản lý hóa đơn.
Quy định hiện hành về việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Điểm b, Khoản 2, Điều 4 của Nghị định 51/2010/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:
“Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử liên quan đến bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định của Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành.”
Nói cách khác, hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn được thực hiện và quản lý hoàn toàn trên các phương tiện điện tử, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống.
Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử
Quy định sử dụng hóa đơn điện tử được nêu rõ trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP, áp dụng cho các tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa và dịch vụ. Nội dung cụ thể như sau:
- Từ ngày 01/11/2018: Các doanh nghiệp không được thông báo phát hành hóa đơn giấy mới.
- Đối với các doanh nghiệp còn hóa đơn giấy: Nếu đã thông báo phát hành hóa đơn giấy trước đó, các doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng cho đến ngày 31/12/2020.
- Sau ngày 31/12/2020: Tất cả doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hoàn toàn sang sử dụng hóa đơn điện tử.
Quy định đặc biệt cho doanh nghiệp nhỏ mới thành lập
Những doanh nghiệp nhỏ mới thành lập, nếu chưa đáp ứng được điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, có thể tiến hành thủ tục để tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy. Tuy nhiên, hiện nay chưa có quy định cụ thể nào xác định thế nào là “chưa đáp ứng được” cơ sở hạ tầng thông tin. Do đó, trên thực tế, phần lớn các doanh nghiệp đều chuyển đổi sang hóa đơn điện tử để tuân thủ quy định pháp luật.
*Lưu ý: Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý, giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn sàng về hạ tầng công nghệ, nhân sự và quy trình để đảm bảo thực hiện chuyển đổi một cách suôn sẻ.
Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử
Tiết kiệm chi phí
Hóa đơn điện tử mang lại lợi ích đáng kể về chi phí nhờ đặc thù sử dụng và lưu trữ trên hệ thống điện tử. Thay vì cần đến dịch vụ chuyển phát nhanh hay nhân sự vận chuyển hóa đơn như trước đây, doanh nghiệp chỉ cần vài thao tác đơn giản để gửi hóa đơn đến khách hàng thông qua email hoặc tin nhắn. Điều này không chỉ giảm thiểu chi phí vận chuyển mà còn tối ưu hóa thời gian xử lý.
Ngoài ra, các gói dịch vụ hóa đơn điện tử hiện nay được cung cấp bởi nhiều nhà cung cấp uy tín với mức giá hợp lý, thậm chí thấp hơn so với chi phí in ấn và sử dụng hóa đơn giấy truyền thống.
Bảo mật cao hơn
Khác với hóa đơn giấy dễ thất lạc trong quá trình vận chuyển, hóa đơn điện tử được lưu trữ và quản lý trực tiếp trên hệ thống, đảm bảo tính bảo mật vượt trội. Chỉ những người có quyền truy cập hệ thống mới có thể xem và xử lý hóa đơn, giúp giảm thiểu nguy cơ rò rỉ thông tin hoặc thất lạc.
Bên cạnh đó, việc tìm kiếm hóa đơn cũng trở nên nhanh chóng và tiện lợi hơn nhờ các công cụ hỗ trợ tra cứu trên hệ thống, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý.
Hy vọng bài viết đã mang đến thông tin hữu ích về các mốc thời gian bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử, lộ trình triển khai, những lợi ích vượt trội mà hóa đơn điện tử mang lại, cũng như giới thiệu các nhà cung cấp uy tín trên thị trường. Liên hệ ngay cho Informly qua Hotline: 0907392969.
